Projetando: o que faz um projeto fracassar

Um projeto exige muito esforço de muitas partes para alcançar o sucesso procurado. Tamanho esforço aplicado sempre deixa implícita uma questão: será que esse esforço todo levará o projeto ao sucesso nos resultados?

Na tentativa de estreitar o caminho que leva ao sucesso nos projetos, foram verificadas as direções mais comuns que levam ao seu inssucesso, tendo essas, portanto, que serem evitadas a todo custo. São elas:

Objetivos não definidos

Sem um escopo claro e consistente, o projeto perde em direção, dinâmica e, principalmente em fundamento, pois não vê definição final no que procura. O objetivo é o que alimentará todo o empenho da equipe, do gerente e dos stakeholders na busca pelo sucesso nos resultados.

Implementação mais lenta que o planejado

A dinâmica com que se apresentam os resultados do projeto é um termômetro de como a logística de distribuição das tarefas e o acompanhamento e controle das atividades estão em sintonia. A implementação anda na medida em que critérios como o conhecimento das potencialidades individuais e coletivas da equipe é conhecido e utilizado de forma adequada ao que propõe o planejamento do projeto.

Recursos insuficientes

Muitas vezes, a escassez de recursos é vista de forma tão forte como um problema que se esquece de vê-la como um desafio a vencer. Os recursos surgem sempre para a melhor utilização possível dentro do planejamento do projeto, no momento e métrica suficientes, para obtenção dos resultados ideais que justifiquem seu uso.

Surgimento de problemas não previstos

A prática faz crer que é improvável para um projeto caminhar sempre nos trilhos. Assim, o gerente precisa ficar atento para desvios inesperados, sempre com uma capacidade de gerar soluções na medida das necessidades e respeitando fatores preponderantes como prioridades, tempo de resposta, bem como riscos e consequências das soluções sugeridas. Quando um projeto é bem planejado e estruturado, fica menos sujeito a instabilidades causadas por imprevistos, mas, nem por isso, há garantias de que algo fora do esperado não possa acontecer.

Coordenação ineficaz de atividades

Uma equipe mau orientada pode ser classificada injustamente como limitada ou algo semelhante, quando, na verdade, a fonte de seu fracasso está em quem direciona seus passos, define suas ações e acompanha seus resultados. Da mesma forma, um projeto mau planejado, um risco mau avaliado, um prazo mau medido podem determinar um caminho mais curto e indesejado a projetos. A coordenação do projeto como um todo se descreve como sua coluna vertebral, de onde saem análises, pontos de vista, indicações, expertise e de onde as fraquezas gerenciais devem ser anuladas e ampliadas a todo tempo.

Falta de capacidade

O conhecimento é posto à prova durante o andamento de um projeto e isso ocorre em vários níveis de análise, desde a gerencial até a operacional. No momento em que se define uma estratégia para um projeto, é preciso, no mínimo, que o critério usado seja oriundo de um conhecimento prévio adquirido e alinhado ao negócio de que trata o projeto. De maneira análoga, uma tarefa de um pacote de trabalho do projeto sendo atribuída a quem não possui capacidade de atendê-la em sua totalidade carateriza, na verdade, dupla falta de capacidade, incluindo a de quem realiza a atribuição.

Há também casos em que a falta de capacidade é conhecida de forma clara por toda a organização, justificando a utilização de mecanismos capacitacionais como cursos, workshops e consultorias para a obtenção do conhecimento necessário que o negócio da corporação exige.

Comunicação ineficiente

O caráter comunicador é um dos recursos que mais influi na qualidade dos projetos. Um bom nível de comunicação deve ser visto como a primeira meta a se alcançar nos projetos, seja na fase de planejamento, controle, análise de resultados ou qualquer outra que necessite de interação humana, mesmo que em níveis mínimos. Uma comunicação de baixa qualidade entre os integrantes de um projeto traz consequências devastadoras ao sucesso do mesmo, pois, dentre inúmeras outras coisas, faz nascer a desconfiança, surgirem críticas, aflorarem indiferenças e até proporciona a perda de foco do projeto.

Como se percebe pelo estudo, o destino de um projeto se descreve como função inerente de seus respectivos condutores que devem fazer o máximo para alinhar junto a seus conduzidos essa projeção e transformar tamanha responsabilidade em compromisso, estímulo e sucesso nesse cenário.

No próximo post será considerado o escopo de projetos.

Até lá.

Helson Costa.

Dica de um bom livro

A indicação a seguir é uma das melhores para os gerentes de projetos, no que diz respeito ao ambiente de TI. Trata-se do excelente livro Implantando a Governança de TI - da Estratégia à Gestão de Processos e Serviços (2a. edição), dos autores Aguinaldo Aragon Fernandes e Vladimir Ferraz de Abreu e da Editora Brasport.

Esse livro apresenta uma visão concisa, atualizada e inovadora da Governança de TI que pode ser adaptada para vários ambientes organizacionais. Possui um conteúdo abrangente e de muita pertinência para quem vivencia a área de projetos em TI.

Por tudo isso, é indicado por esse blog como um livro fundamental no acervo doméstico dos pertencentes à área de TI.

O bom uso de um recurso

As empresas travam batalhas internas diariamente em busca de melhoria de processos a fim de reduzir custos, aumentar a qualidade daquilo que produz, criar um ambiente salutar para execução de atividades, enfim, achar o ponto de equilíbrio através de um sem número de variáveis que influem num único resultado: produtividade.

Entretanto, não é raro o quão ainda estão carentes algumas delas de uma melhoria na forma com que vêem e usufruem de seus respectivo potencial humano, mesmo tendo havido um crescimento considerável de políticas voltadas a esse valioso recurso.

Nas empresas que realmente conhecem a potencialidade de seus recursos humanos, os projetos fluem de uma forma mais facilitada, no tocante à formação de equipes e alocação de tarefas associadas ao negócio do projeto. Assim, conhecer potenciais dentro da empresa é uma maneira de gerar ganhos que precisa ser melhor explorada e desenvolvida.

Projetando: Como nasce um projeto?

Os projetos surgem através de vários motivos, desde necessidades ou problemas diversos que precisam de um serviço para atendê-los, passando por estratégias corporativas que, percebendo uma oportunidade, geram um produto novo no mercado, até uma solução inovadora para problemas diários. Podendo, inclusive, ser proveniente de uma comum e frequente combinação desses fatores anteriormente citados ou , ainda, ser oriundo de uma simples necessidade de negócios.

Um projeto, de uma forma geral, se traduz em uma solução, serviço ou produto que tem seu objetivo definido por um mundo composto cada vez mais de idéias, necessidades, investimentos, perspectivas e geração de valores. Pode surgir a qualquer momento, em qualquer área de conhecimento, bastando para isso, apenas, que se tenha a visão de que, através de um projeto, o caminho entre a pergunta e a solução fica mais curto, rápido e claro.

Trabalhar com projetos (tendo que equilibrar custos, tempo, riscos, qualidade, recursos humanos..., de forma planejada, coordenada, controlada, integrada..., visando a um objetivo previamente traçado e sujeito a mudanças e, consequentemente, a um re-arranjo imediato de todas as variáveis afetadas) não é uma tarefa simples, ora pela dinâmica sui generis que apresentam os projetos e que dão uma caráter mais exigente à busca por melhores resultados, ora pelo longo conteúdo de informações necessárias ao entendimento de suas regras, seus elementos fundamentais, sua estrutura em geral .

Entretanto, há inúmeros exemplos de boas práticas a se referenciar para a criação, planejamento, controle e encerramento de um projeto com o sucesso esperado, e será nesse caminho a direção dos conteúdos da série Projetando. No próximo material, serão apresentados os principais cuidados observados que se deve evitar para o projeto não fracassar.

Até lá!

Helson Costa