Um projeto exige muito esforço de muitas partes para alcançar o sucesso procurado. Tamanho esforço aplicado sempre deixa implícita uma questão: será que esse esforço todo levará o projeto ao sucesso nos resultados?
Na tentativa de estreitar o caminho que leva ao sucesso nos projetos, foram verificadas as direções mais comuns que levam ao seu inssucesso, tendo essas, portanto, que serem evitadas a todo custo. São elas:
Objetivos não definidos Sem um escopo claro e consistente, o projeto perde em direção, dinâmica e, principalmente em fundamento, pois não vê definição final no que procura. O objetivo é o que alimentará todo o empenho da equipe, do gerente e dos stakeholders na busca pelo sucesso nos resultados.
Implementação mais lenta que o planejado A dinâmica com que se apresentam os resultados do projeto é um termômetro de como a logística de distribuição das tarefas e o acompanhamento e controle das atividades estão em sintonia. A implementação anda na medida em que critérios como o conhecimento das potencialidades individuais e coletivas da equipe é conhecido e utilizado de forma adequada ao que propõe o planejamento do projeto.
Recursos insuficientes Muitas vezes, a escassez de recursos é vista de forma tão forte como um problema que se esquece de vê-la como um desafio a vencer. Os recursos surgem sempre para a melhor utilização possível dentro do planejamento do projeto, no momento e métrica suficientes, para obtenção dos resultados ideais que justifiquem seu uso.
Surgimento de problemas não previstos A prática faz crer que é improvável para um projeto caminhar sempre nos trilhos. Assim, o gerente precisa ficar atento para desvios inesperados, sempre com uma capacidade de gerar soluções na medida das necessidades e respeitando fatores preponderantes como prioridades, tempo de resposta, bem como riscos e consequências das soluções sugeridas. Quando um projeto é bem planejado e estruturado, fica menos sujeito a instabilidades causadas por imprevistos, mas, nem por isso, há garantias de que algo fora do esperado não possa acontecer.
Coordenação ineficaz de atividades Uma equipe mau orientada pode ser classificada injustamente como limitada ou algo semelhante, quando, na verdade, a fonte de seu fracasso está em quem direciona seus passos, define suas ações e acompanha seus resultados. Da mesma forma, um projeto mau planejado, um risco mau avaliado, um prazo mau medido podem determinar um caminho mais curto e indesejado a projetos. A coordenação do projeto como um todo se descreve como sua coluna vertebral, de onde saem análises, pontos de vista, indicações, expertise e de onde as fraquezas gerenciais devem ser anuladas e ampliadas a todo tempo.
Falta de capacidade O conhecimento é posto à prova durante o andamento de um projeto e isso ocorre em vários níveis de análise, desde a gerencial até a operacional. No momento em que se define uma estratégia para um projeto, é preciso, no mínimo, que o critério usado seja oriundo de um conhecimento prévio adquirido e alinhado ao negócio de que trata o projeto. De maneira análoga, uma tarefa de um pacote de trabalho do projeto sendo atribuída a quem não possui capacidade de atendê-la em sua totalidade carateriza, na verdade, dupla falta de capacidade, incluindo a de quem realiza a atribuição.
Há também casos em que a falta de capacidade é conhecida de forma clara por toda a organização, justificando a utilização de mecanismos capacitacionais como cursos, workshops e consultorias para a obtenção do conhecimento necessário que o negócio da corporação exige.
Comunicação ineficiente O caráter comunicador é um dos recursos que mais influi na qualidade dos projetos. Um bom nível de comunicação deve ser visto como a primeira meta a se alcançar nos projetos, seja na fase de planejamento, controle, análise de resultados ou qualquer outra que necessite de interação humana, mesmo que em níveis mínimos. Uma comunicação de baixa qualidade entre os integrantes de um projeto traz consequências devastadoras ao sucesso do mesmo, pois, dentre inúmeras outras coisas, faz nascer a desconfiança, surgirem críticas, aflorarem indiferenças e até proporciona a perda de foco do projeto.
Como se percebe pelo estudo, o destino de um projeto se descreve como função inerente de seus respectivos condutores que devem fazer o máximo para alinhar junto a seus conduzidos essa projeção e transformar tamanha responsabilidade em compromisso, estímulo e sucesso nesse cenário.
No próximo post será considerado o escopo de projetos.
Até lá.
Helson Costa.
