As 4 regras da excelência em processos

O texto abaixo traz algumas dicas importantes para o sucesso na execução de um serviço ou criação de um produto. São quatro regras básicas para se atingir a excelência, segundo o TPS (Toyota Production System).

Regra 1: Todo trabalho deve ser altamente especificado em relação ao conteúdo, seqüência, tempo e resultado desejado.
- O operador está capacitado para realizar a tarefa e é capaz de diagnosticar se o trabalho está de acordo com os procedimentos estabelecidos;

- O trabalho é testado imediatamente após sua conclusão;

- O operador pede ajuda imediatamente quando um problema é detectado.
Perguntas básicas: - Como você faz esta atividade?

- Como você sabe se está fazendo direito?

- Como você sabe se o resultado não tem defeito? - O que você faz quando encontra um problema?

Regra 2: Toda relação Cliente-Fornecedor deve ser direta, inequívoca, no envio de solicitações e recebimento de respostas (tipo sim/não):

- A solicitação parte do cliente;

- A conexão entre o cliente e o fornecedor é direta, padronizada e os envolvidos estão claramente definidos;

- A comunicação é clara e inequívoca (ex.: sim/não, stop/go, etc.);

- As quantidades requeridas e o tempo para resposta estão definidos;

- Os problemas detectados geram imediatamente “sinais” de pedido de ajuda.

Pergunta básica: Quem prove o quê, em que quantidade, para quem, como, quando e onde?

Regra 3: O caminho percorrido por cada produto ou serviço deve ser simples e direto.

- O fluxo é pré-estabelecido (para materiais, processo e informação);

- O fluxo é único;

- O fluxo do processo não contém loops;

- No fluxo não contém desmembramento de ramificações;

- Todos os elementos do fluxo (passos) são absolutamente necessários.

Regra 4: Qualquer melhoria deve ser realizada pelos envolvidos na atividade que está sendo melhorada, de acordo com uma melhoria “científica” e com orientação de um especialista na metodologia.

- As melhorias são guiadas em relação ao estado ideal;

- Os operadores utilizam uma metodologia padrão (e estruturada) para solução de problemas, e tem o suporte de experts;

- As contramedidas são implementadas pelos envolvidos na atividade que está sendo melhorada, somente após o teste das hipóteses;

- A efetividade da melhoria é testada.

Pergunta básica: - A contramedida proposta irá melhorar a situação atual, tornando-a mais próxima ao estado ideal?

Interpretação do artigo "Decodificando o DNA da Toyota", publicado na Harvard Business Review de Setembro-Outubro de 1999 e escrito por Kent Bowen / Steve Spears.

Veja o artigo na íntegra.