Gerenciando custos no projeto

Mantenha o patrocinador interessado em investir no projeto

Um dos envolvidos no projeto com papel mais decisivo é o patrocinador. É ele quem decide se os recursos serão disponibilizados. O Gerente de Projetos precisa estar bastante alinhado com o patrocinador de forma a apresentar um bom andamento e mostrar que o objetivo será alcançado. É necessário que os resultados seja apresentados numa linguagem clara para que o patrocinador, que não precisa necessariamente conhecer o negócio, potencialize o sucesso do empreendimento e continue interessado em investir no projeto.

Gerenciar bem os custos reflete em todo o projeto

A gerência de custo do projeto inclui os processos necessários para assegurar que o projeto será concluído dentro do orçamento aprovado. Os custos normalmente são medidos em montantes monetários, como reais ou dólares, que devem ser pagos para adquirir mercadorias, bens e serviços. Pelo fato dos projetos custarem dinheiro e redirecionarem recursos que poderiam ser aplicados em outras áreas, é muito importante para os gerentes de projetos entender sobre gerenciamento de custos. O gerenciamento de custos de projetos de tecnologia da informação é ainda mais crítico, principalmente se for baseado em estimativas de custos em que os requisitos e o escopo ainda não estão totalmente claros.

Quanto menos variarem os custos, melhor

O custo e escopo estão fortemente relacionados e dependem do entendimento claro dos requisitos do usuário para serem estimados com mais precisão. Escopos mal definidos por problemas de requisitos também mal-entendidos geram problemas de custos nas estimativas no início, no planejamento, na execução e no controle do projeto; e, conseqüentemente, os custos no final do projeto tenderão a aumentar muito e extrapolar o orçamento previsto.

Uma outra razão para a variação de custos em projetos detecnologia da informação é quando estes envolvem novas tecnologias. Qualquer tecnologia que ainda não foi testada exaustivamente traz consigo riscos herdados.

O ideal é não fornecer nenhuma informação sobre o custo de projeto para o cliente sem antes validar por completo o entendimento dos requisitos e do escopo com os usuários e sem antes avaliar as tecnologias disponíveis no momento. Esse processo deve envolver o gerente do projeto, os membros do time do projeto e o usuário.

Falhas nas estimativas, variações e surpresas de custos podem ser minimizadas em projetos de tecnologia da informação se forem utilizados os processos de gerenciamento de custo, conforme estruturados no PMBOK.