Para fazer um paralelo entre os desafios e as práticas para superá-los na gerência de projetos, o texto abaixo, baseado no excelente artigo Os Desafios do Gerente de Projetos, de Paulo Vaz, serve como ferramenta. Ele descreve uma realidade comum aos gerentes: uma espécie de ciclo de vida dos problemas que surgem nos projetos. O que fazer, que atitude tomar, que postura assumir? Essas dúvidas emergentes devem ser tratadas logo, de forma precisa e suficiente para solucionar o problema em questão.
“Os problemas acontecem. São problemas os mais variados possíveis. Há uma tendência natural do cliente, a empresa e a equipe tenderem a por a culpa por tudo que acontece no projeto no gerente.
O gerente de projeto tem que ser dinâmico e sábio o suficiente para lidar com situações novas e inusitadas a todo momento. Ele deve ter firmeza para tomar decisões certas nas horas certas. As suas decisões têm que ser precisas, tomadas no tempo certo e levar em consideração todos os aspectos que cercam o ambiente do projeto.
Alguns problemas, comuns de ocorrerem nos projetos, já são bem conhecidos e experimentados pela maioria dos gerentes de projeto... O gerente deve ter cautela, maturidade, bom senso e conhecimento específico de metodologia de gerência de projeto, pois cada vez que esses problemas acontecem, o contexto, as condições são diferentes, e nem sempre a solução adotada em um projeto será a melhor para ser aplicada em outro.(...)”
O artigo apresenta os problemas de ocorrência mais comuns nos projetos e a melhor prática para solucioná-los, são eles:
O projeto não começa na data marcada
Uma vez que todo o planejamento do projeto está feito em torno de uma data definida, um atraso no início do projeto, causado por fatores comuns como composição de equipe do projeto, requisitos ainda não fechados ou orçamento não liberado, deveria alterar facilmente essa data. O que ocorre, na prática, é o “congelamento” da referida data, impulsionado por uma expectativa de conclusão do projeto por parte do cliente, por sua vez refletida diretamente nas áreas decisórias das empresas. Assim, o gerente do projeto já inicia o seu trabalho com atividades em atraso e a ação primordial que ele deve tomar, nessa situação, é documentar muito bem o fato e deixar tanto o cliente quanto a diretoria da sua empresa cientes do problema, além de procurar definir um tratamento de ajuste que possa reverter essa situação ao longo do projeto e implementá-lo o quanto antes.
O projeto tem objetivos nebulosos
Para projetos cujos objetivos ainda não estão claramente definidos, comumente caracterizados quando o cliente ainda não apresenta a verdadeira noção do que pretende realizar, é fundamental que o gerente do projeto procure entender claramente qual será o resultado final, uma vez realizadas todas as atividades previstas, e a seguir buscar alinhar sua visão do projeto à do cliente, explicitando todos os pontos duvidosos ou ainda sem definição.
O projeto tem requisitos mal definidos
Outro caso comum surge nas regras ou especificações dos projetos quando estas não se encontram bem definidas, com ambigüidades ou incompletas. Nesse caso, cabe ao gerente do projeto descobrir quais são esses pontos e ao fazer a lista de riscos, apontar de forma clara que determinadas atividades estão com as regras de execução em aberto e que isso pode impactar nos prazos do projeto. Ao se fazer a lista de risco o gerente pode identificar o tratamento certo para esse risco (mitigar, evitar, transferir ou aceitar) ou simplesmente pode tratar essas regras pendentes como pré-requisitos para que o projeto continue a partir deste determinado ponto.
Constante mudança de escopo
É o mais comum dos problemas enfrentado em todos os projetos. Seus efeitos podem gerar até o alargamento dos objetivos do projeto, e, portanto, devem ser analisados por completo. Uma regra básica para o gerente é entender que toda mudança, por menor que seja, gera algum impacto para o projeto, seja um re-planejamento que deverá ser feito, um prazo que vai ter que aumentar, um acréscimo na alocação de horas da equipe, etc...
Será mais prático para o gerente lidar com esse tipo de problema se ele elaborar um fluxo de mudanças bem definido, documentando toda e qualquer mudança e suas respectivas conseqüências para o projeto, inclusive medindo os pesos das mudanças em termos de esforço, prazo e custo, e apresentá-lo ao cliente para que este fique alinhado aos impactos gerados. Dessa forma, o gerente evitar que o seu projeto vá para o vermelho.
Problemas de comunicação no projeto
O gerente em um projeto sempre se posiciona no meio de 3 eixos: o cliente, a equipe e a sua diretoria. Toda a comunicação e negociação ocorrida no projeto, obrigatoriamente passa pelo gerente do projeto, que tem a responsabilidade de manter um discurso único durante todo o projeto sem deixar informações desencontradas ou perdidas. As falhas de comunicação que ocorrem no projeto aos poucos vão desviando os objetivos do projeto.
Os fatores mais comuns que contribuem para os problemas de comunicação são:
- Diferentes tipos de personalidade das pessoas;
- Ambiente normalmente com muito stress, o que altera o humor das pessoas e gera um alto índice de conflito;
- Às vezes, os objetivos da diretoria com relação ao esperado pelo projeto diferem dos objetivos esperados pelo cliente;
A melhor forma de se tratar com problemas de comunicação é o gerente conhecer e mapear a personalidade de cada uma das pessoas envolvidas no projeto para poder tratá-las individualmente, sempre trabalhando e desenvolvendo o ponto fraco de cada uma delas, especialmente aquelas que são negativistas e têm predisposição para facilitar o fracasso do projeto.
O gerente deve também criar uma ambiente de trabalho com espírito de equipe onde se facilite a comunicação entre os membros da equipe, cliente e diretoria da empresa. Desta forma ele vai reduzir a incerteza e manter visível e no mesmo lugar as opiniões de todos.
Perda de recursos essenciais durante o andamento do Projeto
A primeira grande dificuldade em um projeto é montar a equipe do projeto. Essa dificuldade aparece em função de fatores como qualificação do integrante para o projeto. O curioso é que o mesmo fator que atrai, pode tirar o integrante da equipe devido à sua escassez no mercado. Assim, não é raro um integrante, vislumbrado com outra proposta, deixar o projeto no meio da sua execução. A motivação da equipe é um remédio para isso e o gerente precisa impedir que algo atinja essa motivação, protegendo sua equipe de toda a pressão vinda do cliente e da diretoria da empresa.
Medo de usar a criatividade
O medo de errar é nocivo para quem precisa assumir riscos e deve ser combatido por uma postura por parte do gerente que encoraje os membros da equipe a terem disposição para assumir esses riscos e terem pensamentos criativos. Um dos grandes destruidores da criatividade é a possibilidade de retaliação ao membro da equipe caso cometa um erro. O gerente de projeto deve transmitir segurança para os membros da equipe, além de criar um ambiente onde seja possível errar sem retaliações. Todo projeto é uma novidade, uma coisa nova, então não faz sentido se trabalhar com uma equipe que realiza as atividades sempre da mesma maneira, sem criar, sem inovar.
Prazos políticos
Também muito fácil de ser encontrado, principalmente em projetos para o governo, onde se tem a necessidade de pessoas dos órgãos públicos inaugurarem determinada realização até o fim do seu respectivo mandato, os projetos cujos prazos são claramente inexeqüíveis são mais comum de acontecerem do que se pensa. Durante o decorrer do projeto, o cliente vai criando uma certa expectativa em inaugurá-lo de qualquer maneira no prazo estipulado, e para isso começa a cortar partes do projeto, diminuir a qualidade das entregas, diminuir os prazos destinados a testes, ignorar riscos etc... O projeto faz com que sua equipe exerça uma carga de trabalho muito superior às 8 horas diárias e os desgastes e conflitos aumentam sensivelmente. Na maioria das vezes o resultado desse tipo de projeto é um produto com qualidade baixíssima, cheio de amarras que deverá ser refeito, se não totalmente, em grande parte.
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